Latinica | English

Komponenta 6: Podrška pri uspostavi digitalnog arhiva, integracija u poslovne procese i korištenje u svakodnevnom poslovanju

CILAP | 8.4.2016.

Bez Digitalnog arhiva neprocjenjiva povijesna dokumentacija je izložena uništavanju, primjena bi bila manja zbog logističkih ograničenja, a katastarski operat bi se arhivirao na različitim mjestima diljem zemlje.

Za pohranu analognih dokumenata potrebno je puno prostora te održavanje može biti skupo ukoliko nije na jednom mjestu, a papir ne dopušta brzu i učinkovitu obradu.

GU imaju veliki izazov da očuvaju ogromni broj dokumenata i mapa koje su u papirnatom obliku te koje sadrže informacije potrebne za izgradnju informacijskog sustava. Ove zemljišna evidencija koja datira iz 19. stoljeća do trenutnog datuma potrebna je u svakodnevnom poslovanju za pružanje usluga građanima.

Izrada digitalnog arhiva ne samo da će očuvati analognu zemljišne evidenciju, nego će također omogućiti jednostavniji pristup i olakšati širu uporabu informacija. Prednosti izrade Digitalnog arhiva su mnoge i raznolike. Očuvanje neprocjenjivih povijesnih papira na kojim se temelji katastarska dokumentacija je znatna prednost.

Tipični problemi koji se moraju riješiti je postepeni gubitak podataka uslijed čestog korištenja prilikom pristupa i ažuriranja evidencije u papirnatom obliku, kao i problema sve veće količine analogne dokumentacije koji puni arhiv u tolikoj mjeri da postaje gotovo nemoguće upravljati poslovanjem i pružati usluge građanima. Ova evidencija se uništava zbog stalne uporabe i često teških klimatskih uvjeta, kao i lošeg skladištenja i zaštite, zbog čega se zahtijevaju odgovarajuće mjere koje treba poduzeti u svrhu zaštite i očuvanja.

Ostale prednosti uključuju sljedeće:

  • Značajno povećanje upotrebe povjesnih katastarskih materijala što dovodi do značajnog povećanja nivoa usluga u katastarskim procedurama
  • Stvaranje jedinstvenog izvora za povjesnu i sadašnju katastarsku dokumentaciju
  • Ušteda vremena (traženje i pronalaženje itd.)
  • Sposobnost za postavljanje i održavanje visokog nivoa usluga
  • Poboljšani kvalitet i fleksibilnost
  • Poboljšana distribucija široj mreži korisnika
  • Povećani moral i zadovoljstvo poslom
  • Niži troškovi za kancelarijski prostor
  • Generisanje prihoda od e-poslovanja
  • Potencijal za smanjenje visine naknade za klijente prilikom formiranja parcela
  • Budući razvoj

GU ispred sebe imaju izazov da osiguraju da trajna zemljišna evidencija bude arhivirana. zaštićena i sačuvana kao i dostupna kad god je zahtjevana od strane korisnika, unutarnjih i vanjskih, uključujući javnost.

U okviru ove komponente bliska saradnja sa norveškim projektom je uspostavljena. Dokument koji definira arhitekturu sustava i tehničke uvjete za DA i DMS informacijskisustav je razvijen i tenderska procedura za angažiranje tvrtke za razvoj softvera je počela u oktobru/listopadu 2015. godine.

Norveški projekt je financirao ove aktivnosti dok je CILAP osigurao stručnjake, vrši nadzor nad procesima, te obavlja i izgradnju kapaciteta unutar GU. Jaka CILAP podrška je potrebna tijekom razvoja sustava DA i DMS za koji se predviđa da će biti završen sredinom 2016. godine i njegova daljnja instalacija, testiranje i korištenje, kao i implementacija pilot projekata. Postoje različite aktivnosti koje će se realizirati tijekom 2016-2020. godine:

  • Implementacija DA i DMS sustava na odabranim pilot lokacijama koja uključuje obavljanje različitih testova, definiranje i redizajn poslovnih procesa, pripreme u pilot lokacijama, operacije DA sustava za pilot projekt, obuka korisnika, administacija korisnika i IKT sigurnost kao i postavljanje konverzije podataka produkcijske linije za pilot projekt,
  • Prikupljanje podataka, validacije i kontrole kvalitete, očuvanje papira i konzervacije, metode dizajniranja unosa postojećih digitalnih podataka u DA, planiranje centra za konverziju podataka za proizvodnju širokih opsega.
  • dizajniranje web usluga za diseminaciju DA zainteresiranim osobama i javnim korisnicima; implementacija centara za konverziju podataka, proučavati kako se elektronski potpisi mogu implementirati,
  • Dovršavanje produkcije širokih opsega koja će se nastaviti tijekom narednih 10 godina.

Radnu grupu će činiti rukovodioci i članove komponente u obe GU uključujući stručnjake sa pilot lokacija i tehnički savjetnik ispred Lantmäteriet-a.

Projekt će izraditi ukupni vremenski plan za implementaciju pilot projekata i drugih aktivnosti i Izvješće o provedbi će biti dio godišnjih izvješća.

Očekivani rezultat Komponente i izlazni rezultati

Očekivani dugoročni utjecaj ove komponente je “Geodetske uprave pružaju transparentne, efikasne i efektivne javne usluge i vrše očuvanje izvornih dokumenata u digitalnom obliku“. Kako bi se to postiglo, određeni su izlazni rezultati i krajnji rezultat komponente:

Direktni rezultat komponente:

Uspostavljen digitalni arhiv koji što doprinosi efikasnoj zemljišnoj administraciji i jednostavnom pristupu dokumentima za obradu predmeta kao i za tržišne aktere.

Očekivani izlazni rezultati:

  • Konverzija analognih zapisa u digitalne,
  • Softver DA i DMS sistema se koristi unutar pilot projekata,
  • Digitalni arhiv je integriran u svakodnevne poslovne procese,
  • Sproveden pilot projekt (use case za stjecanje znanja o DA metodologiji i integraciji u svakodnevnom radu)
  • Spremanje i pristup digitalnim zapisima u DA sistemu,
  • Novi analogni zapisi snimljeni u produkcijskoj liniji,
  • Implementacija diljem zemlje - distribucija podataka,
  • Očuvanje analognog arhiva.
Ključne reči: komponenta 6  digitalni arhiv  

Direktni rezultat komponente

Uspostavljen digitalni arhiv koji što doprinosi efikasnoj zemljišnoj administraciji i jednostavnom pristupu dokumentima za obradu predmeta kao i za tržišne aktere.